Membuat Mail Merge

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

1.      Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan namaData Surat.

2.       Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.

Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat. 

Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut:menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

3.      Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

4.      Selanjutnya kita akan memilih data source.

5.      Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.

6.      Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialogSelect Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.

7.      Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.

8.      Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.

9.      Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grupWrite & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.

10.  Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini. 

Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>. 

Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.

Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.

Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan. 

11.  klik tombol Finish & Merge dan pilih:

·        Print Documents, untuk mencetak surat.

Ada 3 pilihan:

1.  All untuk mencetak semua surat.

2.  Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.

3.  Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

·         Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru. 

·         Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu). 

·         Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.